Creantele de platit (AP) sunt bani datorati de catre o companie furnizorilor sai, afisati ca pasive in bilantul unei companii. Acestea sunt diferite de obligatiile de platit, care sunt datorii create prin documente formale din instrumente juridice. Responsabilitatea principala a departamentului de conturi de platibile, este sa proceseze si sa revizuiasca tranzactiile dintre companie si furnizorii sai si sa se asigure ca toate facturile restante de la furnizorii lor sunt aprobate, procesate si platite.
Procesarea unei facturi include inregistrarea datelor importante din factura si introducerea acestora in sistemul financiar sau de contabilitate al companiei. Dupa ce acest lucru este realizat, facturile trebuie sa treaca prin procesul de afaceri respectiv al companiei, pentru a fi platite.
Prezentare generala
Creanta de platit este inregistrata in registrul secundar al contului de platibile, in momentul in care o factura este confirmata pentru plata. “Vouchered”, sau confirmat, inseamna ca o factura este aprobata pentru plata si a fost inregistrata in Registrul general sau subregistrul AP ca o datorie restanta sau deschisa, deoarece nu a fost platita.
Datoriile sunt adesea clasificate ca datorii comerciale, datorii pentru achizitionarea de bunuri fizice care sunt inregistrate in stoc si datorii de cheltuieli, datorii pentru achizitionarea de bunuri sau servicii care sunt cheltuite. Exemple obisnuite de datorii de cheltuieli sunt publicitatea, calatoriile, divertismentul, rechizitele de birou si utilitatile. AP este o forma de credit pe care furnizorii o ofera clientilor lor, permitandu-le sa plateasca pentru un produs sau serviciu dupa ce acesta a fost deja primit. Furnizorii ofera diverse conditii de plata pentru o factura.
Conditiile de plata pot include oferta unei reduceri de numerar pentru plata unei facturi intr-un numar definit de zile. De exemplu, 2%, termeni Net 30 inseamna ca platitorul va deduce 2% din factura daca plata se face in 30 de zile. Daca plata se face in ziua 31, atunci se plateste intreaga suma. Acest lucru este denumit si 2/10 Net 30.
In gospodarii, creantele de platit sunt in mod obisnuit facturi de la compania electrica, compania de telefonie, serviciul de televiziune prin cablu sau antena satelit, abonamentul la ziare si alte asemenea servicii obisnuite.
De obicei, gospodarii urmaresc si platesc lunar, manual, folosind cecuri, carduri de credit sau servicii bancare prin internet. Intr-o afacere, exista de obicei o gama mult mai larga de servicii in fisierul AP, iar contabilii companiei folosesc de obicei software de contabilitate pentru a urmari fluxul de bani in acest cont de pasiv, atunci cand primesc facturi / si din acesta, atunci cand efectueaza plati.
Din ce in ce mai mult, firmele mari folosesc solutii specializate de automatizare a conturi de platibile (denumite in mod obisnuit ePayables) pentru a automatiza elementele manuale ale procesarii facturilor unei organizatii.
De obicei, un furnizor va expedia un produs, va emite o factura si va colecta plata mai tarziu. Acesta este un ciclu de conversie a numerarului sau o perioada de timp in care furnizorul a platit deja pentru materiile prime, dar nu a fost platit in schimb de catre clientul final.
Cand factura este primita de catre cumparator, aceasta este corelata cu bonul de ambalare si cu comanda de cumparare, iar daca totul este in regula, factura este platita. Acest proces mai este denumit “meciul in trei”.
Potrivirea in trei directii poate incetini procesul de plata, astfel incat metoda poate fi modificata. De exemplu, potrivirea tridirectionala poate fi limitata doar la facturile de valoare mare sau potrivirea este aprobata automat daca cantitatea primita se incadreaza intr-un anumit procent din suma autorizata in comanda de cumparare.
Software-ul de automatizare a procesarii facturilor gestioneaza procesul de potrivire in mod diferit, in functie de regulile de afaceri puse in aplicare in timpul crearii procesului de flux de lucru. Cel mai simplu caz este potrivirea in doua sensuri intre factura in sine si comanda de cumparare.
Estimarile din 2009 sugerau ca mai mult de un miliard de facturi de la intreprindere la intreprindere erau procesate in fiecare saptamana, iar 97% dintre acestea erau inca procesate manual. Costul mediu pentru procesarea si plata unei facturi de furnizor a fost intre 5 si 15 USD, 10% fiind procesate prea tarziu pentru a fi platite in termeni de reducere si aproape 2% continand erori.
Controale interne
O varietate de verificari impotriva abuzului sunt de obicei prezente pentru a preveni delapidarea de catre personalul contului de platit. Separarea sarcinilor este un control comun. In tarile in care plata cu cecuri este obisnuita, aproape toate companiile au un numr de angajati juniori si care emit si imprima cecuri, iar un angajat senior le examineaza si le semneaza.
Adesea, software-ul de contabilitate va limita fiecare angajat la indeplinirea numai a functiilor care i-au fost atribuite, astfel incat sa nu existe nici o posibilitate ca un angajat – chiar si controlorul – sa poata efectua singur o plata.
Unele companii separa, de asemenea, functiile de adaugare de noi furnizori la fisierul furnizor principal si de introducere a bonurilor. Acest lucru face imposibil ca un angajat sa se adauge ca vanzator si apoi sa isi scrie un cec fara sa interactioneze cu un alt angajat. Fisierul principal al furnizorului este depozitul tuturor informatiilor semnificative despre furnizorii companiei. Este punctul de referinta pentru conturile de platit atunci cand vine vorba de plata facturilor.
In plus, majoritatea companiilor solicita o a doua semnatura pe cecurile a caror valoare depaseste un prag specificat.
Personalul din conturile de plata trebuie sa urmareasca facturile frauduloase. In lipsa unui sistem de comenzi de cumparare, prima linie de aparare este managerul de aprobare. Cu toate acestea, personalul AP ar trebui sa se familiarizeze cu cateva probleme obisnuite, cum ar fi fraudele de tip „pagini galbene” in care operatorii fraudulosi se ofera sa plaseze o reclama. Sigla walking-fingers nu a fost niciodata inregistrata si exista multe directoare diferite in stil Pagini Galbene, dintre care majoritatea au o distributie mica.
Acestea pot fi taxe pentru listari de director sau reclame. Recent, unele companii au inceput sa trimita ceea ce pare a fi un cec de rambursare; in realitate, este o inregistrare pentru servicii care se activeaza atunci cand documentul este returnat cu semnatura.
In conturile de platit, o simpla greseala poate provoca o plata excesiv de mare. Un exemplu comun implica facturile duplicate. O factura poate fi deplasata temporar sau inca in starea de aprobare atunci cand vanzatorii suna pentru a se informa despre starea platii. Dupa ce membrul personalului AP il cauta si constata ca nu a fost platit, vanzatorul trimite o factura duplicata; Intre timp, factura originala apare si este platita. Apoi soseste factura duplicata si, din neatentie, este platita, de asemenea.
Audituri ale conturilor de platit
Auditorii se concentreaza adesea pe existenta facturilor aprobate, a rapoartelor de cheltuieli si a altor documente justificative pentru a sustine controalele. Prezenta unei confirmari sau declaratii din partea furnizorului este o dovada rezonabila a existentei contului. Nu este neobisnuit ca o parte din aceasta documentatie sa se piarda sau sa fie depusa gresit in momentul in care se efectueaza auditul. Un auditor poate decide sa extinda dimensiunea esantionului in astfel de situatii.
De obicei, auditorii pregatesc o structura invechita a conturilor de plati pentru o mai buna intelegere a datoriilor restante pe anumite perioade (30, 60, 90 de zile etc.). Astfel de structuri sunt utile in prezentarea corecta a bilantului contabil la sfarsitul anului fiscal.
Automatizare
Multe companii sunt implicate in lucru pentru a eficientiza sau automatiza procesul de afaceri al departamentelor lor de platibile. Acest proces este simplu, dar poate deveni foarte greoi, mai ales daca firma are un numar foarte mare de facturi. Aceasta problema se agraveaza atunci cand facturile care necesita procesare sunt pe hartie. Acest lucru poate duce la pierderea facturilor, la erori umane in timpul introducerii datelor si la duplicarea facturilor.
Acestea si alte probleme duc la o valoare ridicata a costului pe factura. Scopul automatizarii departamentului de conturi de plati este de a simplifica acest proces de facturare, de a elimina potentiala eroare umana si de a reduce costul pe factura.
Unele dintre cele mai comune solutii de automatizare AP includ facturarea electronica, scanarea documentelor, recunoasterea optica a caracterelor, automatizarea regulilor fluxului de lucru, urmarirea online, capabilitatile de raportare, interfetele de utilizator pentru factura electronica, retelele de furnizori, serviciile de plata si analiza cheltuielilor pentru toate facturile. Functiile eficiente de automatizare includ recunoasterea formei libere (capacitatea de a interpreta documentele facturii indiferent de aspect sau de necesitatea de a crea un sablon de furnizor) si capabilitati de invatare automata.
Facturarea electronica poate fi un instrument foarte util pentru departamentul AP. Facturarea electronica permite vanzatorilor sa trimita facturi prin internet si sa le proceseze automat. Pentru ca sosirea si prezentarea facturii este aproape imediata, facturile sunt platite mai devreme; prin urmare, cantitatea de timp si bani necesare procesarii acestor facturi este mult redusa. (Financial Operations Networks, 2008).
Aceste solutii implica de obicei o companie terta parte care furnizeaza si sprijina o aplicatie care permite unui furnizor sa trimita o factura electronica catre clientul sau pentru rutare, aprobare si plata imediata. Aceste aplicatii sunt legate de baze de date care arhiveaza informatii despre tranzactii intre partenerii comerciali. Facturile pot fi transmise in mai multe moduri, inclusiv incarcari EDI, CSV sau XML, fisiere PDF sau sabloane de factura online. Deoarece facturarea electronica include atat de multe tehnologii si optiuni de intrare diferite, este o categorie umbrela pentru orice metoda prin care o factura este prezentata electronic unui client, pentru plata.
Sistemele de planificare a resurselor intreprinderii folosesc de obicei software pentru a oferi intreprinderilor servicii integrate de management al proceselor de afaceri.
