Trifan MadalinaO conferință cu zeci de participanți, un eveniment pentru parteneri, o călătorie de tip incentive sau o întâlnire regională a echipei presupun mult mai mult decât rezervarea unor bilete de avion. Transportul, cazarea, locația evenimentului, transferurile și programul participanților trebuie să funcționeze împreună. Tocmai aici intervine conceptul de MICE travel, dedicat călătoriilor profesionale organizate în jurul întâlnirilor, evenimentelor și programelor corporate.
Prin Aerotravel Corporate, companiile pot aborda aceste proiecte într-un mod coordonat, astfel încât deplasarea participanților și partea logistică să fie tratate ca elemente ale aceluiași eveniment.
Ce înseamnă MICE travel?
Acronimul MICE provine de la Meetings, Incentives, Conferences și Exhibitions. În practică, termenul acoperă o gamă largă de evenimente de business: întâlniri de companie, conferințe, congrese, expoziții, lansări, programe de recompensare a angajaților sau deplasări organizate pentru grupuri profesionale.
Fiecare tip de eveniment are cerințe diferite. Pentru o conferință pot conta capacitatea sălii, echipamentele tehnice și apropierea hotelului. Pentru o călătorie incentive, accentul poate cădea mai mult pe experiența participanților, activități și alegerea unei destinații atractive.
Un proiect de MICE travel trebuie astfel construit pornind de la obiectivul evenimentului, nu doar de la numărul de persoane care călătoresc.
Logistica devine mai complicată odată cu numărul participanților
Pentru un singur călător, schimbarea unui zbor poate fi o problemă relativ simplă. Pentru un grup de 50 sau 100 de persoane, aceeași modificare poate afecta transferurile, check-in-ul la hotel, programul conferinței și alte servicii rezervate în avans.
De aceea, coordonarea este una dintre cele mai importante componente ale proiectului.
Participanții pot pleca din orașe sau țări diferite și pot ajunge la ore diferite. În funcție de eveniment, poate fi nevoie de transferuri individuale, autocare, cazare pentru mai multe nopți sau organizarea unor mese și activități suplimentare.
Prin Aerotravel Corporate, aceste elemente pot fi gestionate într-un flux comun, astfel încât compania să nu fie nevoită să coordoneze separat fiecare furnizor.
Alegerea destinației nu trebuie făcută doar după imagine
O destinație spectaculoasă poate părea ideală pentru un eveniment, dar accesibilitatea este la fel de importantă.
Dacă participanții trebuie să facă mai multe escale sau să petreacă multe ore în transferuri, costurile și timpul pierdut pot crește rapid. Pentru o întâlnire de două zile, un oraș cu legături aeriene bune și infrastructură potrivită poate fi mai eficient decât o destinație mai spectaculoasă, dar dificil de accesat.
În cazul conferințelor trebuie analizate și capacitatea hotelurilor, sălile disponibile, facilitățile tehnice și posibilitățile de transport între locații.
Pentru programele incentive, criteriile pot fi diferite. Aici contează mai mult experiențele disponibile, activitățile de grup și posibilitatea de a crea un program memorabil.
Călătoriile incentive au un obiectiv diferit
Nu toate proiectele MICE sunt construite în jurul unei săli de conferință.
Călătoriile incentive pot fi folosite pentru recompensarea performanței, consolidarea relațiilor din echipă sau motivarea angajaților și partenerilor. În acest caz, destinația și programul devin parte din mesajul pe care compania vrea să îl transmită.
O experiență bine organizată poate include activități locale, gastronomie, tururi, evenimente private sau momente dedicate echipei.
Într-un proiect de MICE travel, însă, programul trebuie să rămână realist. Un itinerar încărcat cu prea multe activități poate transforma o călătorie menită să fie o recompensă într-o experiență obositoare.
Bugetul trebuie privit în ansamblu
Costul total al unui eveniment nu înseamnă doar transport și cazare. Trebuie luate în calcul transferurile, închirierea sălilor, echipamentele, mesele, activitățile, personalul local și eventualele costuri generate de modificări.
Din acest motiv, compararea ofertelor exclusiv după tariful hotelului sau prețul biletelor poate duce la concluzii greșite.
Prin Aerotravel Corporate, organizarea poate porni de la bugetul general și de la prioritățile evenimentului. Uneori merită investit mai mult într-o locație centrală dacă aceasta reduce costurile de transport și timpul pierdut între hotel și eveniment.
Un eveniment bun începe înainte ca participanții să plece
Comunicarea este o parte importantă a organizării. Participanții trebuie să știe când pleacă, unde sunt cazați, cum ajung la locație și care este programul.
Cu cât evenimentul este mai mare, cu atât aceste informații trebuie structurate mai clar. Schimbările trebuie comunicate rapid, iar organizatorii trebuie să aibă o imagine actualizată asupra rezervărilor și participanților.
Prin Aerotravel Corporate, serviciile de MICE travel pot transforma un proiect cu multe elemente logistice într-un proces mai ușor de urmărit. De la întâlniri și conferințe până la expoziții sau călătorii incentive, obiectivul rămâne același: participanții să se poată concentra pe experiență și pe scopul profesional al evenimentului, nu pe problemele de organizare.
Cornelia Radulescu
